Addio al cartellino, la rilevazione delle presenze si fa smart

Le nuove tecnologie per le risorse umane semplificano i processi amministrativi garantendo il pieno rispetto della privacy e la massima precisione nella rendicontazione.

Il modo di lavorare è cambiato profondamente e, con esso, anche la necessità di monitorare i flussi operativi in modo agile. Per le aziende che gestiscono personale itinerante o distribuito su più sedi, l’uso dei vecchi sistemi cartacei rappresenta oggi un freno alla produttività. Un software HR completo come Geobadge, permette di digitalizzare ogni aspetto del rapporto lavorativo, partendo proprio dalla rilevazione delle presenze.

Una soluzione cloud comporta numerosi benefici per le aziende. In primis, permette di sostituire i fogli di calcolo manuali con metodi di rilevazione molto più accurati. In secondo luogo, abilita un ecosistema dove il dato raccolto sul campo diventa immediatamente disponibile per chi deve elaborare le buste paga o fatturare i servizi ai clienti. Un vantaggio non da poco, soprattutto nelle realtà più strutturate.

Tecnologia e rispetto della privacy: i nuovi standard della timbratura

La scelta dello strumento per registrare l’orario di lavoro però non può prescindere da una riflessione seria sulle modalità di attuazione, che devono essere conformi alla normativa di riferimento. Il Garante della Privacy ha dato molte indicazioni in merito. Per esempio, ha chiarito da tempo che l’uso delle impronte digitali per controllare le presenze è un’imposizione sproporzionata e lesiva dei diritti del dipendente. Per questo motivo, le aziende si orientano verso tecnologie più rispettose della libertà individuale ma altrettanto precise. Geobadge trasforma lo smartphone del lavoratore in un badge personale tramite un’app intuitiva che utilizza la geolocalizzazione (opzionale e sempre conforme alle normative sulla privacy) per certificare che l’attività avvenga nel luogo corretto.

Oltre all’applicazione, il sistema offre diverse modalità per adattarsi a ogni contesto. Si possono utilizzare i Tag NFC o i QR Code posizionati presso i clienti o sui mezzi aziendali: al dipendente basta avvicinare il telefono per confermare l’inizio del servizio. Per le sedi fisse, esiste invece il Geobadge Device, un rilevatore che si connette via Wi-Fi o SIM 4G. Questa flessibilità permette di operare anche in assenza di rete, come nei cantieri isolati: i dati vengono salvati localmente sul dispositivo per poi essere inviati al portale non appena torna disponibile una connessione.

Organizzare il personale per generare efficienza

Gestire le risorse umane però richiede una visione d’insieme che vada oltre la semplice timbratura. Per ottimizzare i processi, bisogna organizzare preventivamente le attività e assegnare il personale in base alle necessità. È per questo motivo che la sezione dedicata alla pianificazione di Geobadge permette di configurare ordini dettagliati, gestire i turni e le sostituzioni con rapidità. Pensiamo ad esempio alle cooperative e alle imprese multiservizi che devono coordinare squadre che si spostano continuamente tra diversi appalti.

Ma il vero valore aggiunto emerge dal confronto tra ore pianificate e ore effettivamente rilevate. Questo passaggio permette di verificare in tempo reale se i programmi di lavoro vengono rispettati e di intervenire subito in caso di anomalie. Insomma, invece di rincorrere le informazioni a fine mese, i responsabili possono monitorare l’andamento delle commesse giorno per giorno, assicurandosi che ogni cliente riceva esattamente il servizio pattuito.

Dati certi per semplificare l’amministrazione e la fatturazione

L’ultimo miglio della gestione delle risorse umane riguarda la trasformazione delle timbrature in documenti amministrativi. Uno dei problemi principali degli uffici del personale è la frammentazione dei dati, che spesso porta a errori nei cedolini o ritardi nelle fatture. Geobadge risolve questa criticità automatizzando il flusso verso il consulente del lavoro. Il sistema suddivide le ore per causale (ferie, permessi, straordinari) e permette di distribuire digitalmente le buste paga e la Certificazione Unica direttamente sull’app del lavoratore, con notifica di lettura a norma di legge.

Per le aziende che lavorano su commessa, come le imprese edili o di pulizia, il software permette di tracciare con precisione quale attività è stata svolta e per quale cliente. Dettaglio indispensabile per generare giustificativi chiari e semplificare la fatturazione. Anche la gestione delle spese diventa più fluida: grazie all’intelligenza artificiale, basta una foto dello scontrino per raccogliere le note spese, mentre i rimborsi chilometrici vengono calcolati automaticamente in base a tariffe personalizzate. In questo modo, l’azienda elimina i costi fissi dei vecchi rilevatori e riduce drasticamente il tempo dedicato a compiti manuali a basso valore aggiunto.